Z každého rokovania OZ sa robia zápisnice.
Čo má obsahovať zápisnica
Zápisnica ako fyzická evidencia celého priebehu rokovania je verejnou listinou a odzrkadľuje skutočný priebeh zasadnutia obecného zastupiteľstva. Ide o právny akt a preto povinne musí obsahovať:
1. popisnú zložku – popisuje skutočný (nie doslovný) priebeh rokovania s dôležitými a podstatnými vyjadreniami jednotlivých prítomných osôb
2. obsahovú zložku – obsahuje rozhodovaciu činnosť a hlasovanie poslancov obecného zastupiteľstva, ktorí musia byť menovaní pod každým hlasovaním (nie len počet hlasujúcich)
3. podpisovú časť – obsahuje:
podpisy poslancov na prezenčnej listine, ktorá musí byť zverejnená spolu so zápisnicou
podpisy osôb, ktoré sa opierajú o zákon – ich zákonné oprávnenie a povinnosti – u nás len starosta obce (§13 ods. 4 písm. a) a § 17 ods.2 zákona o obecnom zriadení)
podpisy osôb, ktoré sa majú opierať o rokovací poriadok obecného zastupiteľstva a ktorými sú zapisovateľ a overovatelia zápisnice
podpisy hostí a ďalších prítomných, ale to je už dobrovoľné
Forma zápisnice závisí od rozhodnutia obecného zastupiteľstva a musí byť opísaná v rokovacom poriadku. Podľa zákona 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám musí byť zápisnica z každého verejného rokovania OZ zverejnená. Pokiaľ zápisnica nebola podpísaná zapisovateľom, overovateľmi a nakoniec starostom, stále ide o pracovný materiál, ktorý môžu pripomienkovať poslanci a aj ostatní prítomní na rokovaní.
Forma zápisnice závisí od rozhodnutia obecného zastupiteľstva a musí byť opísaná v rokovacom poriadku. Podľa zákona 211/2000 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám musí byť zápisnica z každého verejného rokovania OZ zverejnená. Pokiaľ zápisnica nebola podpísaná zapisovateľom, overovateľmi a nakoniec starostom, stále ide o pracovný materiál, ktorý môžu pripomienkovať poslanci a aj ostatní prítomní na rokovaní.
Zápisnica zo zasadnutia OZ musí mať svoje poradové číslo, rok, program, kto rokovanie viedol, kto bol zapisovateľom, kto boli overovatelia. Opis priebehu rokovania OZ musí byť čo najpresnejší a najvýstižnejší – kto sa vyjadruje, k čomu sa vyjadruje, obsah prednesu – ak o to prednášajúci poslanec požiada, musí byť zápis zrealizovaný doslovne, podľa potreby sa prijme záver alebo stanovisko; musí obsahovať menovité určenie kto a ako hlasoval; uloženie povinnosti konkrétnemu subjektu, ak je treba; musí obsahovať miesto a čas spísania rokovania a jeho dĺžka a na záver musí obsahovať vlastnoručné podpisy zapisovateľ, overovateľov a starostu, ktorí svojim podpisom potvrdzujú pravdivosť a autentickosť zápisnice.
Starosta na základe §12 ods. 11 zákona o obecnom zriadení podpíše zápisnicu ako celok a každé jedno uznesenie prijaté na rokovaní do 10 dní. Jeho podpis pod uznesením je dovŕšením procesu rozhodovania v danej veci. Podpisy zapisovateľ a overovateľov sú dôkazom pravdivosti záznamu z rokovania.
Právne účinky takéhoto podpisu sú dvojaké:
hmotnoprávne - ak sú uvedené vo vnútornom predpise obce – potom sú podmienkou platnosti právneho aktu (zápisnice)
procesnoprávne – takýto podpis má pri dokazovaní ten dôsledok, že súd alebo iný orgán a v konečnom dôsledku aj samotná obec vychádza bez ďalšieho z pravosti podpisu a pravosti údajov obsiahnutých v zápisnici, a to až do času, kým nie je inými dôkazmi preukázaný opak.
Poznámka:
Z právneho hľadiska nie je možné, aby zápisnicu realizoval niekto iný ako zapisovateľ, ktorý bol schválený obecným zastupiteľstvom. Podpisy na zápisnici právne zaväzujú zapisovateľa a overovateľov, že zápisnica je autentická a preberajú na seba zodpovednosť za prípadné nedostatky, ktoré môžu byť právne napadnuté. Vtedy realizátor zápisnice namiesto zapisovateľa nie je právne zodpovedný a následky znášajú podpísaní.
Ten, kto tvrdí, že zápisnica sa odchyľuje od jej skutočného priebehu, je povinný urobiť konkrétny návrh na nápravu – doplniť, čo chýba; vypustiť, čo na rokovaní neodznelo; nesprávne zachytenie opraviť a ponúknuť na tento účel prostriedky na osvedčenie svojich žiadostí (audiozáznam, videozáznam alebo prepis záznamu). Vzhľadom na to, že zápisnica predstavuje skutočný priebeh rokovania, je nutné zdokumentovať príchody a odchody poslancov OZ s uvedením presného času, prestávky a prerušenia rokovania, potenciálne výkriky a zasahovanie do rokovania OZ a pod.
So zápisnicou musia byť povinne uložené aj predložené materiály pred rokovaním a aj počas rokovania , aby tak tvorili jednotný celok. V jednom spisovom obale tak majú byť všetky materiály predložené na rokovanie, návrhy poslancov predložené návrhovej komisie, prípadne iné písomné návrhy, ktoré majú vplyv na rozhodovanie poslancov, písomné vyjadrenia a podania, poznámky návrhovej komisie a ostatných komisií a ak sa robia, audio alebo videozáznamy.
Z rokovania obecného zastupiteľstva sa realizujú aj závery. Je to výťah z rozhodovacej činnosti OZ. Predstavujú konkrétnu rozhodovaciu činnosť s adresátmi týchto úloh ako aj termíny na splnenie. Tieto závery musia byť doručené všetkým subjektom, ktorým z rozhodnutia vyplývajú priame alebo nepriame povinnosti a úlohy. Len takto sa naplní základná idea samosprávnosti v tom, že adresáti úloh budú pod kontrolou zástupcov verejnosti – poslancov OZ a tiež obecného úradu, ktorý je v súlade s § 16 zákona SNR č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov subjektom, ktorý zabezpečuje výkon rozhodnutí a uznesení obecného zastupiteľstva.
Starosta môže pozastaviť výkon uznesenia obecného zastupiteľstva, ak sa domnieva, že odporuje zákonu alebo je pre obec zjavne nevýhodné tak, že ho nepodpíše v lehote do 10 dní od ich schválenia obecným zastupiteľstvom (tzv. sistačné právo). Veľký počet miestnych samospráv si zaužívali prijímanie „univerzálneho“ súhrnného uznesenia OZ, a to najčastejšie na konci zasadnutia OZ ako výsledku celého jeho priebehu. Táto nevhodná prax schvaľovania „univerzálnych“ súhrnných uznesení OZ je zaužívaná aj v Doľanoch. Okrem zápisnice z rokovania OZ Doľany sa vydáva tzv. Uznesenia OZ, ktoré by skôr malo znieť ZÁVERY z rokovania OZ Doľany, kde by mal starosta odpísať každé jedno uznesenie zvlášť.
Zákon exaktne neukladá obci zverejňovať prílohy zápisnice (v našej obci sa až do roku 2022 veci riešili tak, že čo sa nemusí, to sa nerobí (mnohokrát sa nerobilo ani to, čo sa muselo podľa zákona), takže na webovej stránke nenájdete nič navyše, čo by prispelo k informovanosti obyvateľov. Ak sa však v zápisnici píše, že, napríklad, prezenčná listina je súčasťou zápisnice, tak by v záujme informovanosti občanov mala byť tiež zverejnená, ako aj ostatné materiály tvoriace súčasť zápisnice.
Rokovanie obecného zastupiteľstva upravuje rámcovo zákon č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v platnom znení (ďalej len „Zákon o obecnom zriadení“). Písomný záznam z rokovania obecného zastupiteľstva predstavuje Zápisnica, ktorej obsahová podoba však nie je v Zákone o obecnom zriadení a s ním súvisiacich zákonov jasne zadefinovaná. Jej úprava je tak ponechaná na základe splnomocňujúceho ustanovenia §12 Zákona o obecnom zriadení na voľnú úvahu obecného zastupiteľstva. V praxi to znamená, že každá obec si obsahové znenie Zápisnice upraví vo svojom rokovacom poriadku zastupiteľstva.
Pre lepšiu ilustráciu, ako by správna Zápisnica mala po obsahovej stránke vyzerať, uvádzame jej nasledovné náležitosti:
1) Záhlavie:
dátum, miesto a čas rokovania,
kto viedol rokovanie obecného zastupiteľstva
mená overovateľov a zapisovateľ,
menovite prítomných poslancov, menovite neprítomných poslancov a menovite poslancov, ktorí požiadali o ospravedlnenie z rokovania obecného zastupiteľstva,
čas, kedy sa rokovanie obecného zastupiteľstva ukončilo.
2) Záznam priebehu rokovania:
poradie, v akom rokovanie skutočne prebiehalo,
názov bodu programu, stručnú informáciu o podkladových materiálov a kto bod predniesol,
každého diskutujúceho menovite so stručným popisom príspevku; ak diskutujúci predloží príspevok písomne, jeho obsah sa nezapisuje ale tvorí prílohu Zápisnice,
návrhy predložené do hlasovania.
3) Záznam o rozhodovaní:
poradové číslo uznesenia, ktoré sa skladá z písomného vyjadrenia „Uznesenie”, poradového čísla volebného obdobia samosprávy vyjadrené rímskou číslicou a poradového čísla uznesenia prijatého v danom volebnom období vyjadrené arabským číslom (napr. Uznesenie V/22),
presné znenie návrhu o ktorom sa hlasovalo,
aktuálny počet prítomných poslancov, potrebné kvórum na schválenie návrhu, záznam o hlasovaní - počet za/proti/zdržal sa/ (prípadne nehlasoval) a za každým číselným vyjadrením menovite vypísanie hlasujúcich poslancov,
konštatovanie návrh bol prijatý, resp. neprijatý.
Súčasťou Zápisnice sú úplné texty podaných návrhov, schválených uznesení a iných materiálov, ktoré sa prerokovali na zasadaní obecného zastupiteľstva. Ďalej je potrebné pripojiť k Zápisnici aj prezenčnú listinu o účasti poslancov na rokovaní s ich podpismi a samotné výsledky hlasovania. Na účely vypracovania presnej Zápisnice sa odporúča vyhotoviť z rokovania obecného zastupiteľstva aj zvukový záznam.
Vyhotovená Zápisnica je podkladom na zverejňovanie informácií z rokovania obecného zastupiteľstva obcou v zmysle zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „Zákon o slobode informácií”). Z toho dôvodu sú obce povinné zverejňovať Zápisnice, a to buď na svojich úradných tabuliach alebo na internetových stránkach, ak ich majú zriadené. Často krát sa však stáva, že obce si zákonom danú informačnú povinnosť nespĺňajú a Zápisnice vôbec nezverejňujú. V tom prípade sa občania môžu na základe ustanovenia § 14 a nasl. Zákona o slobode informácii dodatočne týchto informácii dožadovať od obce vo forme oficiálnej žiadosti o informácie, nakoľko ide o informácie obcou povinne zverejňované.
Overovanie a podpisovanie Zápisnice
Zápisnicu podpisuje na základe ustanovenia § 17 ods. 2 Zákona o obecnom zriadení starosta a prednosta obecného úradu, ak je ustanovený.
Overovanie Zápisnice sa ponecháva spravidla do kompetencie najmenej dvoch overovateľov, (určených starostom obce) ktorí svojím podpisom potvrdzujú jej správnosť a úplnosť .
V praxi pri overovaní Zápisnice môže nastať situácia, keď jeden z overovateľov odmietne podpísať Zápisnicu (napr. z dôvodu, že obsah Zápisnice nekorešponduje so zvukovým záznamom z rokovania).
V súvislosti so vzniknutou situáciou poukazujeme na rozhodnutie Krajského súdu v Košiciach, sp. zn. 11 Co 199/99, v zmysle ktorého: „Starosta obce podpisuje nariadenia a uznesenia obecného zastupiteľstva. Správne má v zápisnici podpísať každé uznesenie. Jeho podpisy majú iný význam ako podpis osoby , ktorá zápisnicu napísala a podpisy overovateľov. Zatiaľ čo starostov podpis prijatým uznesením dovršuje jeho proces rozhodovania ako predstaveného obce a najvyššieho výkonného orgánu obce (§13 ods. 1 prvá veta Zákona o obecnom zriadení), ako štatutárneho zástupcu v majetkových vzťahoch zamestnancov obce, ako správneho orgánu v administratívnoprávnych vzťahoch, u ostatných vyššie uvedených je podpis dôkazom pravdivého záznamu z rokovania.“
Na základe vyššie uvedeného, podpisom overovateľa sa napĺňa právna istota v tom, že Zápisnica korešponduje s presným záznamom z rokovania. Podpis overovateľa však nemá takú istú vážnosť ako podpis starostu a z toho dôvodu je vylúčené namietanie neplatnosti Zápisnice v prípade jej nepodpísania jedným z overovateľom.
Postup v prípade odmietnutia podpísania Zápisnice overovateľom je nasledovný:
námietka overovateľa s uvedením dôvodu, pre ktorý odmieta podpísať Zápisnicu sa zapíše do Zápisnice,
Zápisnica s takto vyznačenou námietkou sa následne predkladá do rúk starostu a prednostovi obecného úradu na podpis.
Pre názornosť danej situácie uvádzame časť Rokovacieho poriadku upravujúceho prípad nepodpísania Zápisnice overovateľom:
„Čl. X
1. V prípade, že overovateľ odmietne podpísať zápisnicu z rokovania obecného zastupiteľstva, musí krátkou správou zdôvodniť jej nepodpísanie. Odmietnutie podpísania zápisnice z rokovania obecného zastupiteľstva zo strany overovateľa nemá za následok jej neplatnosť.“
Je nevyhnutné, aby si obce náležite vymedzili štruktúru Zápisnice v rokovacom poriadku zastupiteľstva a dodržiavali ustanovenú vnútornú štruktúru Zápisnice ako aj proces jej vytvorenia. Zápisnice z rokovaní zastupiteľstiev sú v mnohých prípadoch používané aj ako dôkazné prostriedky v súdnych konaniach o právnych úkonoch obce, a preto predpokladajú obsahovú aj formálnu vypovedaciu hodnotu dôkazného prostriedku.
Mgr. Miriama Draškovičová
Povinnosť zverejňovať zápisnice zo zasadnutí obecného zastupiteľstva upravuje zákon č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám (zákon o slobode informácií), a to v ust. § 5 ods. 8 uvedeného zákona, ktorý odkazuje na ods. 2, podľa ktorého je Národná rada SR povinná zverejňovať:
termíny jej schôdzí a zasadaní výborov a návrh programu rokovania,
zápisnice z verejných schôdzí,
texty predložených návrhov zákonov do troch dní po ich podaní do Kancelárie Národnej rady Slovenskej republiky,
texty schválených zákonov do troch dní po ich schválení v treťom čítaní,
údaje o dochádzke poslancov Národnej rady Slovenskej republiky na jej schôdze a na zasadnutia jej výborov do troch dní po skončení každej schôdze Národnej rady Slovenskej republiky,
výpisy o hlasovaní poslancov po každej schôdzi Národnej rady Slovenskej republiky okrem prípadov tajného hlasovania a hlasovania na neverejnej schôdzi.
Zákon o obecnom zriadení neupravuje obsahové znenie zápisníc, túto úpravu ponecháva na obec, ktorá si sama určí v rokovacom poriadku náležitosti zápisnice. Pokiaľ má obec upravené obsahové znenie zápisnice v rokovacom poriadku vrátane príloh, ktoré majú byť jej súčasťou, v takom prípade by mala obec zverejňovať zápisnicu so všetkými jej súčasťami.
§ 6 ods. 1 prvá veta zákona o slobode informácií ustanovuje, že informácie podľa § 5 sa zverejňujú spôsobom umožňujúcim hromadný prístup. Uvedené sa však už nevzťahuje na fyzické osoby a obce, ktoré nie sú mestami. Z tohto dôvodu sa v praxi môže stať, že obec nemusí zverejniť na internetovej stránke všetku dokumentáciu. To však ale neznamená, že obec nie je povinná informácie sprístupniť verejnosti iným spôsobom, napr. na obecnom úrade na verejne prístupnom mieste alebo na základe žiadosti o sprístupnenie informácie.
Máme však za to, že pokiaľ obec prevádzkuje webovú stránku, mala by postupovať v zmysle § 6 ods. 1 prvá veta zákona o slobode informácií. Pokiaľ obec v zápisnici neuvádza prítomnosť jednotlivých poslancov na rokovaní, mala by zverejňovať aj prezenčnú listinu zo zasadnutia obecného zastupiteľstva.
Uvedené vyplýva priamo z ust. § 5 ods. 2 písm. e) zákona o slobode informácií, podľa ktorého: „Národná rada Slovenskej republiky je povinná zverejniť údaje o dochádzke poslancov Národnej rady Slovenskej republiky na jej schôdze a na zasadnutia jej výborov do troch dní po skončení každej schôdze Národnej rady Slovenskej republiky,“ pričom toto ustanovene sa primerane použije aj na zverejňovanie informácií obecnými zastupiteľstvami v zmysle § 5 ods. 8 zákona o slobode informácií.
Občan môže taktiež požiadať o zverejnenie príloh zápisnice podľa § 14 zákona o slobode informácií a určiť spôsob sprístupnenia, a to najmä ústne, nahliadnutím do spisu vrátane možnosti vyhotoviť si odpis alebo výpis, odkopírovaním informácií na technický nosič dát, sprístupnením kópií predlôh s požadovanými informáciami, telefonicky, faxom, poštou, elektronickou poštou, pričom je obec povinná, ak je to možné, navrhnutému spôsobu sprístupnenia informácie vyhovieť.
Záverom možno povedať, že obce nie sú povinné zverejňovať zápisnice zo zastupiteľstva vrátane príloh, pokiaľ si tak obec sama nestanoví v rokovacom poriadku zastupiteľstva. Z praktického hľadiska zároveň máme za to, že zverejňovanie zápisníc s prílohami by bolo zbytočne zaťažujúce s tým, že všetky uznesenia zastupiteľstva sú v zápisnici obsiahnuté, schválené VZN budú zverejnené osobitne a prípadne právne úkony ako napr. zmluvy budú zverejnené osobitne taktiež.
Mgr. Jana Kochan